Det vi gör nu är grunden till ett mer förenklat och digitaliserat arbetssätt

på flera områden inom lön och HR i hälsingekommunerna."

Lotta Persson, utvecklingschef Lön Hälsingland

Lön Hälsingland: en egen enhet över kommungränserna sedan den 1 oktober 2022

I april och maj 2023 blev Nordanstig och Söderhamn de första hälsinge-kommunerna att byta löne- och schema/bemanningssystem. Även Hälsinglands utbildningsförbund gjorde bytet.

Under hösten 2023 hade vi samma process i Ljusdal och Ovanåker, inklusive flera kommunala bolag. Nu sluter vi cirkeln genom att Bollnäs och Hudiksvall har anslutit, med både kommunala verksamheter och en rad bolag och stiftelser. Lönesupporten är också gemensam för alla kommunerna, du har en väg in.

Vi gör vardagen enklare för fler

Tidigare har du behövt logga in i flera olika system för att attestera, schemalägga en verksamhet, skriva anställningsavtal och ta ut rapporter. Den nya portalen Visma Window innebär bland annat att systemen "pratar" med varandra. Du som användare ska inte behöva påminna dig om vilka system du arbetar i eller ha dem öppna parallellt, det sköter portalen om.

Fler fördelar med Visma Window:

• Fler arbetsmoment är digitaliserade, exempelvis Anställningsguiden.
• Vi behöver inte dubbelarbeta i flera moment.
• Det finns instruktionsfilmer som visar hur du ska göra.
• Lättillgänglig information som är samlad på ett och samma ställe

Systembytet har skett i flera steg. Vi har byggt upp det nya Medvind med dess innehåll, därefter lönesystemet Personec P. Dessa två har sedan sytts ihop i portalen Visma Window. Portallösningen gör att användaren aldrig behöver fundera på vilket system man befinner sig i, man utgår i stället från vilka funktioner man behöver använda (tidrapporter, schemaläggning, reseräkningar, attester, ledighetsansökningar o s v).

Vad är det som har blivit annorlunda?

Införandet av Vismas systemlösning innebär att det blivit en del nya rutiner kring löneadministrationen. Det här är de största skillnaderna:

• Verksamheterna lägger själva in medarbetarnas scheman i systemet, och ansvarar för förändringar i schema.

• Anställningsavtal görs digitalt i Anställningsguiden, med e-signering av både chef och medarbetare. Den manuella hanteringen av anställningsavtal upphör med ett fåtal undantag. Avtalet finns tillgängligt digitalt för chef, administratör och medarbetare och ligger inte enbart hos lön, vilket är en stor förbättring.

• Supportfrågor är inte längre beroende av var medarbetarna sitter, våra lönekonsulter servar hela Hälsingland. Vi har ett enda telefonnummer in och alla lönekonsulter jobbar i samma ärendehanteringssystem.

• Chefer ska varje månad attestera tidrapporteringen, även när det inte finns några avvikelser.
• Lön kommer inte längre att utfärda arbetsgivarintyg. Det nya systemet gör det möjligt för chef eller administratör att med en enkel knapptryckning skicka iväg arbetsgivarintyg. Det kommer att vara kopplat till den digitala tjänsten arbetsgivarintyg.nu.
  

Dagsaktuella uppgifter

Varje natt kör våra nya system uppdateringar av löneuppgifter. Det mesta av underlaget till löner, arvoden och ersättningar kommer nu att göras digitalt och det finns stora fördelar med det. Ett exempel är att det blir färre pappersunderlag som hamnar fel eller som inte kommer in i tid. Ett annat är att vi alltid har dagsfärska uppgifter om din lön, sjuklön eller pension.