De nya arbetssätten kring lön innebär att våra roller delvis förändras. Läs om ansvarsfördelningen mellan chef, administratör och nyckelperson i din organisation.

Chefsrollens ansvar

Tänk på detta: om du som chef inte har en administratör gäller dessutom administratörsrollen för dig.

Löpande

• Granska lönerapportering och frånvaro
• Attestera arbetstid och frånvaro utefter kommunicerade datum
• Attestera reseräkningar
• Lönesättning vid lönerevision
  
• Meddela medarbetaren om det finns en löneskuld. Lön Hälsingland svarar på ev. frågor.

Vi tipsar om att ta en kort stund dagligen för det löpande, då blir det inte så betungande.

Vid anställning

• Fylla i de uppgifter som behövs i Anställningsguiden. Börja med personnummer så får du den guidning du behöver.
• Säkerställa att medarbetaren har ett giltigt schema.
• Beställa behörigheter till lönesystemet via Lön Hälsinglands ärendehanteringssystem/lönesupporten.
• Upplysa medarbetaren om Lön Hälsinglands webbplats för bland annat anmälan av bankkonto.
• Utfärda tjänstgöringsbetyg.

Ha uppsikt i Visma Window efter anställningsavtal att signera. När du loggar in finns en ”uppmärksamhetsruta” i startvyn. Den är rödmarkerad när du har avtal att signera, har du inga avtal att signera så är rutan grön. Någon signal går inte ut i övrigt.

Korrigeringar av felaktiga anställningar

Rättning kan göras inom ramen för Medvinds korrigeringsperiod. Detta innebär fyra månader före den 12:e i månaden. Dock måste rättningen hinnas göras och attesteras före den 12:e.

Exempelvis en månadsanställning kommer in idag 26 mars på en som varit timanställd från 1 december. Lön lägger upp månadsanställningen från 1 december, verksamheten flyttar placering, arbetstid, frånvaro, mm från den gamla till den nya anställningen. Nya anställningen ska godkännas och attesteras från december till mars före den 12 april. Medvind kommer sedan att backa alla poster på den gamla anställningen och betala ut på den nya.

Om månadslön ska korrigeras görs det manuellt av lönekonsult.

Anteckning görs i Personec under rubriken ”Anställning” som beskriver ändringen.

Om tiden före korrigeringsperioden ska justeras, ekonomiskt, antal las-dagar eller eventuella semesterdagar, görs en manuell justering och engångsutbetalning utifrån underlag från HR.

Tänk på att effekten av att ändra en timanställning till en månadsanställning kan göra att personen får en skuld då semesterersättningen backas.

Vid avslut

• Ansvara för avslutsprocessen.
• Meddela medarbetaren ev. löneskuld, outnyttjad semester enligt avtal, sjukersättning och plus/minus på t ex flexsaldo i avstämningsperioderna.
  
  

Administratörens ansvar

• Knyta en arbetstidsregel och placering till personen.
• Lägga in schema för medarbetare utifrån uppgifter från ansvarig chef, både grundschema och partiella.
• Lägga om schema, t ex när någon sökt tjänstledigt. Görs utifrån uppgifter från ansvarig chef.
• Bevaka och registrera partiell frånvaro.
• Registrera timrapportering.
  
• Ha överblick över frånvaro, stämplingar och rätta eventuella fel.
  
• Utfärda arbetsgivarintyg – kommer att rullas ut vid olika tidpunkter beroende på avlämnande system i din kommun.
• Utfärda tjänstgöringsintyg.
• Godkännande av tider.

Det kan vara så att någon i din organisation har fler än en roll.

Nyckelpersonens ansvar

• Kontakten in mot Lön Hälsinglands systemgrupp.
• Beställa behörigheter av systemgruppen för Personec P och Medvind, (kan finnas fler beställare för organisationen, så som chef eller annan person i delegationsordningen).
• Delta i möten och avstämning med systemgruppen.
• Vara behjälplig mot verksamheten vid införanden av nya funktioner, startar upp med någon från systemgruppen. Nyckelpersonen är den som implementerar i verksamheten.
  
• Utbildning inom egna organisationen.
• Stöd och information mot egna organisationen.
• Säkerställa att alla attester är gjorda inför filtömning till lön, utefter den körjournal som finns publicerad.
• Obs! Det ligger inte på nyckelpersonen att svara på frågor från medarbetare, de ska alltid gå till sin administratör eller chef.