Det här är ett sammandrag av den årsrapport för 2023 som samtliga kommunchefer fått.

Slitsamt att vara först ut

När vi sammanfattat verksamhetsåret 2023 kan vi konstatera att vi lyckades med att genomföra ett systembyte i tre kommuner och fyra bolag/förbund samtidigt som vi har bildat Lön Hälsingland – vilket är ett fantastiskt resultat.

Att vara först ut i en stor förändring är spännande men också slitsamt. Något som särskilt bör lyftas är avsaknaden av tekniska förutsättningar. Exempelvis har vi ­‑ efter två år - fortfarande inte tillgång till samma tekniska miljö, trots att Lön Hälsinglands medarbetare ska serva hela landskapet och vara obundna av ort. Det gäller allt från Teams-grupper till e-post, inloggning på intranät och gemensamma filytor.

3 000 timmar övertid

Parallellt med det ordinarie lönearbetet har Lön Hälsinglands personal även klarat av ett mycket komplext systembyte. Varje medarbetare har gått ett antal utbildningar för att kunna sätta upp och arbeta med systemen.

Vi genomförde tre testperioder och varje lönekontor lade minst 80 timmar på tester. Det har varit helt nödvändigt för att vi skulle kunna godkänna systemleveransen från leverantören. Vår personal arbetade i snitt 100 timmar övertid per person under 2023.

Trots den massiva arbetsinsatsen har vi inte kunnat hålla den servicenivå som är önskvärd, exempelvis när det gäller handläggningstider i lönesupporten. Men vi vill också poängtera att en stor mängd ärenden hamnat hos oss, som egentligen skulle ha hanterats av lokala IT- och HR-avdelningar samt nyckelpersoner/administratörer i verksamheterna.

Stolthet över det vi presterat

Vi är stolta över det vi uppnått under det gångna året. Här följer några fler exempel på vad vi gjort utöver ordinarie lönehantering:

• Drivit fram en egen webbplats för att kunna vara tillgängliga för alla slutanvändare med lönerelaterad information, nyheter och support.
  

• Nyproduktion av manualer till systemen och olika typer av informationsmaterial.

• Bokning och övrig administration av utbildningstillfällen för hundratals personer ute i kommuner, bolag och förbund.

• Visning, utbildning och handledning för slutanvändare, både fysiskt på plats och via Teams. Riktad live-support för chefer och administratörer. Vi har också försökt möta behovet av skräddarsydda utbildningar vid specifika önskemål.

• Besök hos samtliga ledningsgrupper i de deltagande kommunerna.

• Medverkan i ett stort antal arbetsgrupper.

• Uppsättning och implementering av ett nytt ärendehanteringssystem för Lön Hälsingland.

• Påbörjat arbetet med en gemensam telefonsupport.

• Kravställt och upphandlat en historikdatabas, som möjliggör att alla kommuners Heromadata kan lagras i Bollnäs och därmed finnas tillgänglig för alla som behöver den.